1. Kto odpowiada za Twoje dane
Administratorem danych osób korzystających z serwisu Vertex Engine jest podmiot prowadzący serwis pod adresem vertexengine.io. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych napisz na contact@vertexengine.io.
2. Dane, które od Ciebie dostajemy
- Konto - adres e-mail, a jeśli je podasz: imię i nazwisko oraz telefon. W koncie firmowym dodatkowo nazwa firmy, adres, NIP i dane kontaktowe.
- Zlecenie - dane wpisane w formularzu dokumentu oraz materiały, które do niego dołączysz.
- Płatność - status i kwota płatności oraz identyfikator transakcji u operatora. Numeru karty ani kodu CVC nie widzimy i nie przechowujemy.
- Korzystanie z panelu - czas spędzony w panelu w danym dniu. W koncie firmowym widzi go właściciel konta.
- Dane techniczne - zapisy serwera, w tym adres IP, potrzebne do utrzymania bezpieczeństwa i wykrywania nadużyć.
3. Dane osób trzecich w dokumencie
Dokument środowiskowy zawiera dane osób, które same nie korzystają z serwisu - wnioskodawcy, pełnomocnika, właścicieli działek objętych wnioskiem. Wpisujesz je do formularza Ty.
W zakresie tych danych jesteśmy podmiotem przetwarzającym, a administratorem jesteś Ty. Oznacza to, że przetwarzamy je wyłącznie na Twoje udokumentowane polecenie i tylko po to, aby przygotować zamówiony dokument: nie wykorzystujemy ich do własnych celów, nie udostępniamy nikomu poza podmiotami wymienionymi w punkcie 5 i usuwamy je razem z materiałami, z których pochodzą. Warunki powierzenia, wymagane przez art. 28 RODO, określa § 10 Regulaminu.
Zamawiając dokument, oświadczasz, że masz podstawę prawną do przekazania nam tych danych, i to Ty wykonujesz wobec tych osób obowiązek informacyjny.
4. Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie
- Prowadzenie konta i przygotowanie dokumentu - wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Rozliczenia i obowiązki księgowe - obowiązek prawny, art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Odpowiedź na wiadomość, bezpieczeństwo serwisu, dochodzenie i obrona roszczeń - prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Podanie adresu e-mail jest konieczne do założenia konta, a danych w formularzu - do przygotowania dokumentu. Bez nich usługi nie wykonamy. Pozostałe dane podajesz dobrowolnie.
5. Komu powierzamy dane
Korzystamy z usług, bez których serwis nie mógłby działać. Każdy z tych podmiotów przetwarza dane wyłącznie na nasze polecenie i w zakresie swojej usługi:
- Render Services, Inc. - hosting aplikacji.
- Neon, Inc. - baza danych.
- Cloudflare, Inc. (R2) - magazyn wgranych materiałów i gotowych dokumentów.
- Stripe Payments Europe, Ltd. - obsługa płatności kartą i BLIK.
- Google (Gmail) - wysyłka kodów logowania i powiadomień.
- Google Cloud (Vertex AI) - przygotowanie treści dokumentu na podstawie materiałów przekazanych do zlecenia.
Danych nie sprzedajemy i nie udostępniamy do celów marketingowych. Poza tym dane mogą zostać udostępnione wyłącznie organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
6. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy
Część wymienionych usługodawców to podmioty z siedzibą w Stanach Zjednoczonych lub korzystające z infrastruktury poza EOG. W takich przypadkach przekazanie danych odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską albo decyzji o odpowiednim stopniu ochrony.
7. Nie profilujemy i nie podejmujemy decyzji automatycznie
Do przygotowania treści dokumentu używamy narzędzi automatycznych, ale nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne w sposób zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO i nie profilujemy Cię.
8. Jak długo trzymamy dane
- Materiały dołączone do zlecenia (pliki i teksty) - usuwamy je zaraz po tym, jak zostaną wykorzystane do przygotowania dokumentu.
- Konto, zlecenia i gotowe dokumenty - do czasu usunięcia konta. Pojedyncze zlecenie lub dokument możesz usunąć wcześniej sam, w panelu.
- Dane rozliczeniowe - przez okres wymagany przepisami podatkowymi.
- Dane potrzebne do obrony roszczeń - do upływu terminu przedawnienia.
9. Twoje prawa
Masz prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia oraz do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie.
Konto usuniesz samodzielnie w panelu, na stronie „Moje dane". Usunięcie kasuje Twoje dane, zlecenia i wygenerowane dokumenty razem z plikami; zostają wyłącznie zapisy dokonanych płatności, pozbawione Twojego adresu e-mail, bo wymagają tego przepisy podatkowe. W pozostałych sprawach - w tym aby otrzymać kopię swoich danych - napisz na contact@vertexengine.io. Odpowiadamy w ciągu miesiąca.
Przysługuje Ci też skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
10. Pliki cookies
Serwis używa wyłącznie plików niezbędnych do jego działania. Nie prowadzimy analityki, nie osadzamy narzędzi reklamowych ani wtyczek serwisów społecznościowych, dlatego nie prosimy o zgodę na cookies.
- sessionid - utrzymuje zalogowanie; przechowywany 14 dni.
- csrftoken - chroni formularze przed podszyciem się pod Twoją przeglądarkę; przechowywany rok.
Pliki te możesz usunąć w ustawieniach przeglądarki, ale ich zablokowanie uniemożliwi zalogowanie się do panelu.
11. Bezpieczeństwo
Połączenie z serwisem jest szyfrowane. Do konta logujesz się kodem wysyłanym na Twój adres e-mail, bez hasła. Dostęp do zleceń ma tylko właściciel konta, a w koncie firmowym również jego właściciel w zakresie zleceń pracowników. Liczbę nieudanych prób logowania ograniczamy, a przeglądarka wykonuje na stronie wyłącznie skrypty z naszego serwera.
12. Zmiany polityki
Gdy zmieni się sposób przetwarzania danych, zaktualizujemy tę stronę, a o istotnych zmianach powiadomimy na adres e-mail konta. Obecne brzmienie obowiązuje od 21 września 2026.